1. Jelaskan
dengan menggunakan pendapat masing-masing, apa yang dimaksud dengan Rapat
Bisnis.
Menurut Nunung dan ratu Evi
(2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasI antara pimpinan kantor dengan stafnya
Wursanto (1987:136)
memberikan beberapa pendangan pengertian yang kemudian bisa disimpulkan
a. Rapat, merupakan suatu bentuk media
komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh
banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
b. Rapat, merupakan alat untuk
mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
c. Rapat juga merupakan media pengambilan
keputusan secara musyawarahn untuk mufakat.
d. Juga dapat dikatakan, bahwa rapat,
adalah komunikasi kelompok secara resmi.
e. Rapat, adalah pertemuan antara para
anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan,
merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
f. Secara singkat dapat dikatakan pula,
bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota organisasi/para pegawai untuk
membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.
Davis, Curtin,
Floyd, dan Winsor (2000:186) menyatakan
bahwa rapat sangat efektf untuk memperoleh partisipasi dan sambutan yang aktif.
Rapat juga dapat menjadi sebuah sarana untuk memperoleh informasi di atas meja
dan menghasilkan umpan-balik yang berguna. Rapat memungkinkan orang-orang
memberikan kontribusi secara pribadi dan membantu menghasilkan perasaan
persahabatan yang mungkin tak ternilai harganya dalam pelaksanaan proyek atau
produk baru.
Rapat Bisnis (business meeting) adalah sebagai bentuk pertemuan dua orang atau lebih disuatu tempat, baik didalam maupun diluar kantor untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan bisnis tertentu.
2. Sebutkan
secara sistematis dan jelaskan secara rinci langkah – langkah penyelenggaraan
rapat
A.
Perencanaan
dan logistik rapat, yang pada tahap ini, kita melakukan hal-hal seperti
berikut:
a.
Bertanya
pada kita sendiri: apakah rapat ini memang kita perlukan dan apa yang harus ada
dan kita lakukan untuk mencapai maksud dan tujuan rapat?
b.
Menentukan siapa yang
seharusnya hadir dalam rapat tersebut
c.
Memastikan
orang yang harus hadir dalam rapat bisa datang dan berpartisipasi dalam rapat
d.
Menyusun agenda dan
menangani pendokumentasiannya.
e.
Mempersiapkan
bahan dan perlengkapan yang diperlukan dalam penyelenggaraan rapat, seperti
materi presentasi, ruang untuk rapat, perlengkapan presentasi dan
―biasanya― konsumsi rapat.
B.
Mengkaji-ulang
dan perencanaan rapat, yang pada dasarnya merupakan penjabaran dari maksud dan
tujuan rapat. Pada tahap ini, kita memiliki 3 jenjang perencanaan, yaitu:
a.
Perencanaan strategis yang
lebih menekankan pada apa yang akan kita peroleh dari satu rapat dan skenario
seperti apa yang hendak kita jalankan dalam penyelenggaraan rapat tersebut.
b.
Perencanaan operasional
yang merupakan penjabaran dari rencana strategis. Di sini kita membahas secara
lebih detil misalnya skenario besar yang dibuat pada perencanaan strategis
kemudian diturunkan pada perencanaan yang lebih operasional.
c.
Perencanaan
fungsional yang berarti kita melakukan pembagian sumberdaya manusia yang ada
untuk menjalankan fungsi-fungsi dalam penyelenggaraan rapat seperti siapa yang
bertanggung jawab atas materi rapat, penyebaran undangan dan orang yang
mencatat keselutuhan proses dan hasil rapat.
d.
Setelah
semua rencana tersebut disusun dengan baik, kita perlu melakukan
peninjauan-ulang untuk memastikan bahwa rencana kita memang bisa dijalankan
dengan baik.
C.
Penetapan
model rapat, yang pada dasarnya sudah kita susun pada pembuatan skenario rapat
pada tahap perencanaan operasional. Tentu saja di sini yang kita perlukan
adalah penyelenggaraan rapat yang produktif, sehingga pada penetapan model
rapat ini kita memperhatikan:
a.
Model
rapat apa pun pada dasarnya tidak terlalu banyak memperhatikan berapa banyak
orang yang hadir dalam rapat, namun lebih pada apa yang akan dihasilkan oleh
rapat. Oleh sebab itu, kita jangan terlalu memperhatikan jumlah peserta rapat
dalam menetapkan model rapat yang kita selenggarakan.
b.
Seringkali
kita lebih asyik membahas berapa lama waktu untuk rapat. Padahal dalam
perencanaan dan penyelenggaraan rapat, yang hendaknya lebih kita perhatikan
bukanlah berapa lama kita rapat melainkan sebenarap baik kita memanfaatkan
waktu rapat.
c.
Form atau bentuk rapat
seperti apa yang hendak kita selenggarakan, apakah rapat formal yang biasanya
menghasilkan keputusan yang mengikat atau rapat informal yang biasanya dilakukan
untuk mencairkan suasana atau sekedar membuka katup-katup komunikasi yang
mampet.
d.
Prosedur rapat seperti apa
yang hendak kita pilih, misalnya untuk pengambilan keputusan apakah dilakukan
secara musyawarah atau pemungutan suara. Bila dilakukan pemungutan suara,
bagaimana mekanisme pelaksanaannya. Bila dilakukan musyawarah siapa yang akan
memimpin dan bagaimana proses berjalannya musyawarah itu.
e.
Keluaran
rapat seperti apa yang kita inginkan akan mempengaruhi modal penyelenggaraan
rapat. Untuk rapat formal pengambilan keputusan tentu akan berbeda modelnya
dengan rapat informal untuk memecahkan kebuntuan di kalangan anggota satu tim.
f.
Langkah tindak lanjut,yang
penting kita perhatikan karena sering terjadi rapat terselenggara dengan
keputusan yang hanya menjadi catatan. Tidak ada langkah lebih lanjut yang
justru sangat penting.
D.
Pengumpulan
fakta dan informasi, yang juga bisa kita lakukan dalam penyelenggaraan rapat
sesuai dengan maksud dan tujuan rapat. Ada beberapa cara yang dapat kita
lakukan untuk mengumpulkan fakta dan informasi tersebut, yaitu:
a.
Pemutakhiran data yang
tersedia secara berkala yang selanjutnya dapat dijadikan bahan rapat atau
menyelenggarakan rapat untuk memperoleh data paling mutakhir tentang sesuatu
seperti data pemasaran.
b.
Kelompok
diskusi terfokus
c.
Urun-rembug
d.
Dialog
e.
Konsultasi
f.
Analisis kesenjangan dan
kebutuhan
g.
Analisis isu
E.
Pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan, yang dilakukan dengan menetapkan
langkah-langkah sebagai berikut:
a.
Temu-kenal
masalah dan merumuskan masalah
b.
Pendekatan poemecahan masalah: berpikir linear-rasional
atau lateral-kreatif yang akan kita pakai
c.
Gaya
untuk pengambilan keputusan. musyawarah atau pemungutan suara
Hal lain yang perlu kita perhatikan
manakala menyelenggarakan rapat bisnis adalah apa yang dinamakan sebagai sense of meeting. Apa
yang dimaksud dengan sense of
meeting? Pada dasarnya, yang dimaksud dengan istilah ini adalah
kondisi di mana peserta rapat merasakan pentingnya pertemuan yang
diselenggarakan untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan setelah rapat
selesai diselenggarakan. Oleh sebab itu, dengan sense of meeting ini, semua peserta rapat akan
berupaya terlibat dalam pertemuan itu, berdialog, berdiskusi dan bertukar
informasi untuk mencapai tujuan penyelenggaraan rapat.
3. Jelaskan
menurut pendapat saudara manfaat dan penting rapat bisnis dilakukan dalam suatu
organisasi bisnis.
Beberapa manfaat diadakannya rapat, yaitu :
1. Untuk
memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk
menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai
alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.
4. Agar
peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang
terjadi.
5. Mempersiapkan
suatu acara atau kegiatan.
6. Menampung
semua permasalahan dari arus bawah ( para peserta rapat ).
4. Definisikan
menurut pendat anda apa yang dimaksut dengan lobi dan negosiasi, serta
pentingnya lobi dan negosiasi dalam bisnis.
LOBI
Lobi
adalah aktivitas komunikasi yang dilakukan oleh individu ataupun kelompok
dengantujuan mempengaruhi pimpinan organisasi lain maupun orang yang memiliki
kedudukan pentingdalam organisasi dan pemerintahan sehingga dapat memberikan
keuntungan untuk diri sendiriataupun organisasi dan perusahaan pelobi
Lobi
dalam konteks bisnis adalah upaya melakukan pemasaran atau penjualan
dalammelakukan pendekatan kepada calon pembeli, baik perorangan maupun
instansi. Dalam lobi bisnis ini biasanya
dikemukakan, maksud, tujuan, dan penjelasan produk
lobi penting, karena
dengan lobi kita bisa
1. Mempengaruhi pengambil
keputusan agar keputusannya tidak merugikan para pelobi dari organisasi atau
lembaga bisnis
2. Lobi juga berfungsi untuk
menafsirkan opini pejabat pemerintah yang kemudian diterjemahkan dalam
kebijakan perusahaan
3. Memprediksi apa yang akan
terjadi secara hukum dan memberirekomendasi pada perusahaan agar dapat
menyesuaikan diri dengan ketentuan baru dan memanfaatkan ketentuan baru
tersebut
4. Menyampaikan informasi
tentang bagaimana sesuatu kesatuan dirasakan oleh perusahaan, organisasi atau
kelompok masyarakat tertentu
5. Meyakinkan para pembuat
keputusan bahwa pelaksanaan peraturan membutuhkan waktu untuk perizinan.
NEGOSIASI
Negosiasi adalah sebuah bentuk interaksi sosial saat pihak - pihak yang terlibat berusahauntuk
saling menyelesaikan tujuan yang berbeda dan bertentangan Menurut kamus
Oxford,negosiasi adalah suatu cara untuk mencapai suatu kesepakatan melalui
diskusi formal.
Negosiasi merupakan suatu proses saat dua pihak mencapai perjanjian yang dapatmemenuhi
kepuasan semua pihak yang berkepentingan dengan elemen-elemen kerjasama
dankompetisi. Termasuk di dalamnya, tindakan yang dilakukan ketika
berkomunikasi, kerjasamaatau mempengaruhi orang lain dengan tujuan tertentu.
negosiasi
penting,
karena dengan negosiasi kita bisa
:
1.
menemukan
kesepakatan kedua belah pihak secara adil dan dapat memenuhi harapan atau
keinginan kedua belah pihak. Dengan kata lain, hasil dari sebuah negosiasi
adalah adanya suatu kesepakatan yang memberikan keuntungan bagi kedua belah
pihak. Artinya, tidak ada satupun pihak yang merasa dikalahkan atau dirugikan
akibat adanya kesepakatan dalam bernegosiasi. Selain alasan tersebut diatas,
tujuan dari negosiasi adalah untuk mendapatkan keuntungan atau menghindarkan
kerugian atau memecahkan problem yang lain.
2.
Terciptanya
jalinan kerja sama antar institusi atau badan usaha atau pun perorangan untuk
melakukan suatu kegiatan atau usaha bersama atas dasar saling pengertian.
Dengan adanya jalinan kerjasama inilah maka tercipta proses-proses transaksi
bisnis dan kerja sama yang efektif.
3.
Bagi
suatu perusahaan, proses negosiasi akan memberikan manfaat bagi jalinan
hubungan bisnis yang lebih luas dan pengembangan pasar.
4.
Meningkatkan
relasi, reputasi, profesionalisme
5. Jelaskan
secara ringkas klasifikasi negosiasi menurut jenisnya.
- berorientasi
pada bargaining (bargaining-orientations) yakni bentuk negosiasi yang
menggunakan pendekatan yang digunakan oleh para komunikator yang
kompetitif. Pendekatan ini berasumsi, hanya ada satu pihak saja yang dapat
mencapai tujuannya. Karena itu, ada pihak yang menang dan ada pihak yang
kalah. Negosiasi seperti ini juga dinamakan “negosiasi berorintasi
kalah-menang”.
- “berorientasi
kalah-kalah”,
yang dalam prosesnya, pihak-pihak yang bernegosiasi mengabaikan kemungkinan
menjadi pemenang sehingga dalam pendekatan ini pihak-pihak yang
bernegosiasi menjadi pecundang. Namun sebenarnya, ketika negosiasi dimulai
tak ada pihak yang ingin menjadi pecundang, tapi pada saat negosiasi berlangsung kita berada dalam
posisi yang besar kemungkinan menjadi pihak yang kalah oleh karena itu
ketimbang kekalahan diderita sendiri, maka lawan negosiasi pun harus
mengalah. Akibatnya kedua belah pihak mengalami kerugian.
- negosiasi dalam bentuk kompromi, yakni pengambilan satu
pilihan yang didasari oleh pertimbangan daripada berada dalam posisi
“kalah-menang” atau “mengandung resiko kalah-kalah” maka jalan tengah
dipilih sehingga dilakukan kompromi. Jadi dalam kompromi ini, ada
kepentingan yang harus dikorbankan dan dipertahankan begitu juga oleh
pihak lain.
- berorientasi
“menang-menang”
yang disebut juga sebagai pendekatan kolaboratif. Asumsinya, pemecahan
dapat dicapai dan memuaskan kebutuhan semua pihak yang terlibat di
dalamnya. Pendekatan ini sangat berbeda dengan pendekatan-pendekatan
sebelumnya, karena kuncinya
terletak pada bagaimana menemukan solusi “menang-menang” yang membuat
masing-masing pihak tidak merasa dirugikan.
PURWANTI Y TUGAS 3 KOMUNIKASI BISNIS
