INISIASI 1 komunikasi bisnis

pada dasarnya ada 4 (empat) kegiatan komunikasi manusia yaitu berbicara, mendengarkan, membaca, dan menulis. Keempat kegiatan tersebut biasanya dikategorikan menjadi dua bentuk komunikasi yaitu komunikasi lisan dan komunikasi tertulis. 

Kegiatan komunikasi lisan merupakan kegiatan komunikasi yang tertua dalam sejarah peradaban manusia sedangkan komunikasi tertulis baru dilakukan manusia setelah manusia mengenal huruf. 

Berkomunikasi itu ternyata tidak semudah yang dibayangkan, maka orang mempelajari komunikasi manusia. Dalam mempelajari komunikasi manusia, maka kita perlu pemahaman konsep-konsep dasar komunikasi.

Ada dua aliran dalam merumuskan pengertian komunikasi menurut Fiske (2004:8-9) yakni 1. komunikasi sebagai penyampaian atau transmisi pesan yang disebut mazhab “proses” 

2. komunikasi sebagai pembuatan dan pertukaran makna yang disebut sebagai mazhab “semiotika”. 

Deddy Mulyana (2005a:61) menyebutkan adanya tiga kerangka pemahaman atas komunikasi yaitu 

(1) komunikasi sebagai tindakan satu arah, 

(2) komunikasi sebagai interaksi,

(3) komunikasi sebagai transaksi.

Lasswell merumuskan komunikasi dengan pernyataan dalam bentuk pertanyaan seperti berikut Who, Says what, In which channel, To whom dan With what effect.  Masih banyak pendapat para ahli lainnya. 

Fungsi Komunikasi menurut pendapat Rudolph F. Verderber adalah :

(1) fungsi sosial, yaitu untuk tujuan kesenangan, untuk menunjukkan ikatan dengan orang lain, membangun dan memilihara hubungan; dan 

(2) fungsi pengambilan keputusan yaitu memutuskan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu pada saat tertentu. 

Sedangkan fungsi komunikasi menurut William I. Gorden (dalam Mulyana, 2005a:5) menyebutkan  ;

(1) komunikasi sosial, 

(2) komunikasi ekspresif, 

(3) komunikasi ritual,

(4) komunikasi instrumental. 

Tujuan komunikasi manusia menurut Dimbleby dan Burton (1985:16) adalah 

(a) informasi, 

(b) hubungan (relasi), 

(c) persuasi, 

(d) kekuasaan, 

(e) pengambilan keputusan,

(f) ekspresi diri. 

Menurut Gordon I. Zimmerman (dalam Mulyana, 2005a:4) tujuan komunikasi manusia itu bisa dibagi ke dalam dua kategori utama. 

Pertama, kita berkomunikasi untuk menyelesaikan tugas-tugas penting bagi kebutuhan kita Kedua, kita berkomunikasi untuk membangun dan memupuk hubungan dengan orang lain.  

yang cukup populer, tujuan komunikasi biasanya dirumuskan sebagai 

(a) menginformasikan, (b) mendidik, (c) menghibur, dan (d) mempengaruhi.

didalam berkomunikasi kita harus memperhatikan etiket yang merupakan suatu sikap seperti sopan santun atau aturan lainnya yang mengatur hubungan antar kelompok manusia yang beradab dalam pergaulan. 

Berikut ini adalah beberapa etiket dalam berkomunikasi antar manusia dalam kehidupan sehari-hari yakni: 

1. Jujur tidak berbohong 

2. Bersikap Dewasa tidak kekanak-kanakan 

3. Lapang dada dalam berkomunikasi 

4. Menggunakan panggilan / sebutan orang yang baik 

5. Menggunakan pesan bahasa yang efektif dan efisien 

6. Tidak mudah emosi / emosional 7. Berinisiatif sebagai pembuka dialog 

8. Berbahasa yang baik, ramah dan sopan 

9. Menggunakan pakaian yang pantas sesuai keadaan 

10. Bertingkah laku yang baik 

Selanjutnya  kita membahas tentang apa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis. 

Rosenblatt et.al., (1977:3) mendefinisikan komunikasi bisnis sebagai “pertukaran gagasan, pendapat, informasi, instruksi dan sebagainya yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal-sinyal untuk mencapai tujuan organisasi”. 

Dalam definisi tersebut, bila kita perhatikan secara seksama, mengandung 6 unsur pokok komunikasi bisnis, yaitu 

(1) bertujuan, berarti komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya 

(2) pertukaran, kegiatan ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan komunikan, 

(3) gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam bergantung tujuan, situasi dan kondisinya, 

(4) saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap-muka atau melalui siaran televisi yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan, 

(5) simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti untuk menyampaikan atau mempertukarkan pesan. 

(6) pencapaian tujuan organisasi. 

Ada pun bentuk komunikasi bisnis yang dilangsungkan pada umumnya bisa dikategorikan seperti berikut ini: 

a. Komunikasi dari atasan pada bawahan (downward communications) yang merupakan penyampaian pesan dari orang yang dalam hierarkhi organisasi lebih tinggi pada orang yang menjadi bawahannya. 

b. Komunikasi dari bawahan pada atasan (upward communications) yang merupakan kebalikan dari komunikasi pada butir a. 

c. Komunikasi pada sesama (sideways communications) yang merupakan proses komunikasi yang berlangsung di antara orang yang sama kedudukannya dalam hierarkhi organisasi seperti komunikasi di antara sesama manajer, sesama supervisor atau sesama karyawan. 

d. Komunikasi multisaluran (multichannel communications) yang merupakan komunikasi yang berlangsung dengan menggunakan berbagai saluran di antara orang dari berbagai jenjang jabatan. 

Sedangkan variable komunikasi bisnis adalah sebagai berikut: 

a. Variabel Sumber/Komunikator Sumber atau komunikator merupakan variabel penting dalam komunikasi bisnis, karena merupakan pihak pertama yang mendorong terjadinya komunikasi atau merupakan pihak yang mengambil inisiatif mendorong terjadinya proses komunikasi. 

b. Variabel Pesan Pesan, seperti yang sudah kita bahas, dapat diartikan sebagai sesuatu ─yang berupa pengetahuan, gagasan, pendapat, informasi, atau instruksi─ yang disampaikan komunikator kepada orang lain, atau dari satu lembaga kepada lembaga lain, dari satu orang kepada lembaga lain. 

c. Variabel Penerima/Komunikan Komunikan atau penerima merupakan salah satu komponen komunikasi yang penting untuk kita cermati. Karena komunikan, akan menentukan bagaimana cara kita berkomunikasi. 

d. Variabel Konteks Konteks komunikasi itu, bisa bersifat alamiah dan bisa juga memang sengaja diciptakan. Konteks komunikasi yang alamiah adalah situasi komunikasi yang tidak kita ciptakan suasananya sehingga merupakan suasana keseharian yang wajar. 

e. Variabel Saluran Komunikasi yang dilakukan manusia pasti menggunakan saluran komunikasi tertentu. Ada saluran yang diperlukan untuk berkomunikasi dengan massa atau banyak orang yang dinamakan media massa. Tapi ada juga saluran yang dipergunakan untuk pembicaraan di antara dua orang seperti telepon. 

f. Variabel Efek Ada perubahan pengetahuan pada diri komunikan, yakni dari tidak tahu menjadi tahu. contoh : ada lowongan pekerjaan. Kemudian ada perubahan sikap, dengan menyatakan kualifikasinya sesuai dengan kebutuhan yang dinyatakan dalam iklan itu. Akhirnya ada perubahan perilaku, dengan mengirimkan surat lamaran. 

ada 7 prinsip yang harus dipegang saat melakukan komunikasi bisnis. Ketujuh prinsip tersebut dirangkum dalam akronim 7C. Prinsip tersebut adalah: 

1. Completness, yang berarti kita harus mengupayakan untuk bisa memberikan informasi selengkap mungkin kepada pihak yang membutuhkan. 

2. Conciseness, yang berarti komunikasi dikemas dengan menggunakan kata-kata jelas, singkat dan padat. 

3. Concretness, yang berarti pesan yang dikomunikasikan itu disusun secara spesifik dan kongkret, bukan abstrak. 

4. Consideration, yang berarti pesan yang disampaikan mesti mempertimbangkan situasi penerima/komunikan. 

5. Clarity, yang berarti pesan yang dikomunikasikan disusun dalam kalimat yang mudah difahami komunikan. 

6. Courtesy, yang berarti sopan-santun dan tata-krama merupakan hal yang penting dalam berkomunikasi yang merupakan bentuk penghargaan kepada komunikan. 

7. Correctness, yang berarti pesan yang dikomunikasikan dibuat secara cermat. 

Sedangkan tipe-tipe komunikasi bisnis adalah sebagai berikut : 

1. Komunikasi verbal Komunikasi verbal itu merupakan komunikasi yang menggunakan kata-kata atau secara lebih konseptual-teoretis melalui simbol-simbol bahasa. 

2. Komunikasi non verbal Secara sempit, komunikasi nonverbal adalah “penggunaan secara intensional seperti dalam penggunaan simbol nonlisan untuk mengkomunikasikan pesan tertentu”. Sedangkan secara luas, komunikasi nonverbal mengacu pada unsur-unsur lingkungan yang dipergunakan manusia dalam berkomunikasi, seperti warna dinding tempat percakapan berlangsung. 

3. Komunikasi visual Dalam komunikasi visual, simbol-simbol bahasa itu dibantu atau diganti dengan simbol visual seperti gambar dan grafik untuk membantu pemahaman lawan-komunikasi. Jadi, komunikasi visual itu merupakan kegiatan penyampaian pesan dengan menggunakan simbol-simbol visual. 

Teknik penyusunan pesan komunikasi bisnis adalah sebagai berikut: 

1. Organisasi Pesan 

Pada umumnya, pesan yang kita susun diorganisasikan dengan mengelompokkannya ke dalam tiga bagian besar. Ketiga bagian tersebut meliputi :

(a) pembuka/pendahuluan (introduction), 

(b) isi (body) dan 

(c) penutup/kesimpulan (conclusion). 

Mengapa kita memperhatikan organisasi pesan? 

Penelitian-penelitian membuktikan bahwa pesan yang diorganisasikan dengan baik lebih mudah dimengerti dibandingkan dengan pesan yang tidak tersusun dengan baik. Di samping itu, pesan yang terorganisasi terbukti lebih efektif dibandingkan dengan pesan yang tidak terorganisasi. 

Rahmat (2005:295) menunjukkan enam macam organisasi pesan adalah sebagai berikut; 

1. Deduktif, yang menyatakan lebih dulu gagasan utama lalu diperjelas dengan pernyataan pendukung atau bukti. 

2. Induktif, yang dimulai dengan rincian-rincian dan data pendukung lalu menarik kesimpulan. 

3. Kronologis, yang menyusun pesan dengan urutan waktu terjadinya satu peristiwa. 

4. Logis, yang menyusun pesan dengan menggunakan hubungan sebab akibat sehingga kita bisa menjelaskan lebih dulu akibat baru sebab atau sebab dulu baru akibat. 

5. Spasial, yang menyusun pesan dengan urut-urutan berdasarkan tempat. 

6. Topikal, yang menggunakan topik tertentu mulai dari yang kurang penting hingga yang terpenting dan sebaliknya. 

2. Imbauan Pesan

Imbauan pesan itu berkenaan dengan upaya kita mempengaruhi orang lain melalui pesan yang kita sampaikan yang menyentuh motif yang menggerakkan atau mendorong perilaku penerima pesan.

Rahmat (2005:298-301) menyebutkan jenis-jenis imbauan pesan tersebut seperti berikut ini. a. Imbauan rasional, yang berarti kita meyakinkan orang lain dengan pendekatan logis atau penyajian bukti-bukti. 

b. Imbauan emosional, yang berarti kita meyakinkan orang lain dengan pendekatan yang menyentuh sisi emosi orang lain. 

c. Imbauan takut, yang berarti kita meyakinkan orang lain dengan menunjukkan sisi-sisi menyeramkan dari satu fakta untuk mendorong orang lain mengikuti apa yang kita inginkan. d. Imbauan ganjaran, yang berarti kita mengubah sikap, pendapat dan perilaku orang lain dengan memberikan imbalan tertentu seperti pujian, penghargaan atau hadiah. 

e. Imbauan motivasional, yang merupakan kegiatan komunikasi untuk mengubah sikap, pendapat dan perilaku dengan menggunakan pesan-pesan yang membangkitkan semangat lawan komunikasi kita.

pentingnya lobi dan negosiasi

pentingnya lobi dan negosiasi dilakukan dalam suatu organisasi bisni, hal ini dilakukan karena :

LOBI

1.      Pada organisasi nirlaba, laba adalah mendapatkan dukungan moral, materi dan dukungan pendanaan, organisasi nirlaba tidak akan dapat menjalankan organisasinya.

2.      Untuk menciptakan hubungan dengan berbagai pihak yang memiliki pengaruh di berbagai bidang kehidupan.

3. Mempengaruhi dan meyakinkan pihak-pihak yang terkait, yang sesuai dengan kepentingan organisasi atau perusahaan.
4. Menempatkan posisi tawar-menawar organisasi pada tempat yang menguntungkan, namun tidak merugikan pihak-pihak tersebut. 

5.       Lobi sebagai pembuka jalan bernegosiasi, kalau ada respon

6.      Mempengaruhi pengambil keputusan agar keputusannya tidak merugikan para pelobi dari organisasi atau lembaga bisnis

7.      Lobi juga berfungsi untuk menafsirkan opini pejabat pemerintah yang kemudian diterjemahkan dalam kebijakan perusahaan

8.      Memprediksi apa yang akan terjadi secara hukum dan member rekomendasi pada perusahaan agar dapat menyesuaikan diri dengan ketentuan baru dan memanfaatkan ketentuan baru tersebut

9.      Menyampaikan informasi tentang bagaimana sesuatu kesatuan dirasakan oleh perusahaan, organisasi atau kelompok masyarakat tertentu

10.  Meyakinkan para pembuat keputusan bahwa pelaksanaan peraturan membutuhkan waktu untuk perizinan.

Tahapan Lobi menurut Rhenald  Kesali (1994) dengan mengutip Fraser P. Seitel, adalah sebagai berikut:

1. Pengumpulan data dan fakta.  Pemerintah memiliki data dan  fakta yang lengkap tapi seringkali tidak terkordinasi. Data tersebut ada yang dipublikasikan dan ada yang dimiliki secara individual yang menangani bidang tertentu. Selain itu ada juga data yang tidak dipublikasikan. Karena itu langkah kita adalah menghubungi sumber-sumber data tersebut untuk mendapatkan data dan fakta yang kita butuhkan sesuai dengan permasalahan yang akan dibahas dalam lobi.
2. Interpretasi terhadap langkah-langkah pemerintah, keputusan yang ditetapkan oleh pemerintah, umumnya merupakan penjabaran opini para pejabat pemerintah. Para pelobi bertugas menerjemahkan opini pejabat pemerintah itu ke dalam kebutuhan perusahaan serta memperkirakan apa yang akan terjadi secara hukum dan memberikan rekomendasi agar perusahaan bisa menyesuaikan diri dengan peraturan tersebut.
3. Interpretasi terhadap langkah-langkah perusahaan. Karena para pelobi memiliki kontak dengan pejabat pemerintah dan pengambil keputusan, maka pelobi memiliki informasi mengenai pandangan perusahaan atau kelompok masyarakat tertentu terhadap ketentuan yang dibuat oleh pemerintah.
4. Membangun posisi. Ada saatnya pelobi mendekati pejabat   pemerintah agar ada penundaan pelaksanaan sebuah peraturan agar perusahaan yang menjadi kliennya tidak mengamali kesulitan serius dan semua pihak siap melaksanakan perturan itu. Para pelobi harus mampu meyakinkan para pembuat keputusan bahwa pelaksanaan sebuah keputusan membutuhkan waktu untuk pelaziman.
5. Melemparkan berita nasional. Istilah yang umum dipergunakan adalah publicity springboard yakni menggunakan tempat lobi sebagai tempat peredaran berita. Tempat lobi biasanya adalah suatu tempat yang selalu dikunjungi wartawan media cetak maupun      elektronik. Berita yang dilemparkan dari tempat lobi ini akan segera menjadi berita nasional.
6. Mendukung kegiatan pemasaran. Melobi agar pemerintah agar membeli produk yang dihasilkan perusahaan, karena pemerintah merupakan pembeli terbesar mulai dari alat-tulis-kantor sampai alat-alat berat. Pelobi tidak hanya menawarkan barang atau jasa melainkan juga proposal agar pembelian barang itu dianggarkan oleh pemerintah.

NEGOSIASI

1.   Tujuan negosiasi yaitu menemukan kesepakatan kedua belah pihak secara adil dan dapat memenuhi harapan atau keinginan kedua belah pihak. Dengan kata lain, hasil dari sebuah negosiasi adalah adanya suatu kesepakatan yang memberikan keuntungan bagi kedua belah pihak. Artinya, tidak ada satupun pihak yang merasa dikalahkan atau dirugikan akibat adanya kesepakatan dalam bernegosiasi.

2.   untuk mendapatkan keuntungan atau menghindarkan kerugian atau memecahkan problem yang lain.

3.    Mengubah pendapat orang lain

4.    Meyakinkan pihak lain

5.   Terciptanya jalinan kerja sama antar institusi atau badan usaha atau pun perorangan untuk melakukan suatu kegiatan atau usaha bersama atas dasar saling pengertian. Dengan adanya jalinan kerjasama inilah maka tercipta proses-proses transaksi bisnis dan kerja sama yang efektif.

6.   Bagi suatu perusahaan, proses negosiasi akan memberikan manfaat bagi jalinan hubungan bisnis yang lebih luas dan pengembangan pasar.

7.   Meningkatkan relasi, reputasi, profesionalisme

Fungsi negosiasi sebenarnya untuk menyelesaikan konflik kepentingan atau persoalan melalui tindak-komunikasi. Dengan sendirinya, agar fungsi negosiasi tersebut dapat berjalan dengan baik, pihak-pihak yang terlibat dalam negosiasi harus memiliki keterampilan berkomunikasi seperti berbicara, mendengarkan dan menyatakan gagasan secara jernih dan tepat.

Menyelesaikan masalah melalui negosiasi merupakan salah satu karakteristik khas manusia. Karena manusia dilengkapi dengan keterampilan berbicara, maka manusia berusaha menyelesaikan masalahnya melalui kata-kata, bukan dengan kekuatan otot atau kepalan tangan. Melalui dialog, diskusi atau negosiasi manusia berupaya menuntaskan masalah yang dihadapinya. Konon, kemampuan bernegosiasi dalam menyelesaikan masalah merupakan salah satu ciri manusia beradab.

Selanjutnya, kita membahas jenis-jenis negosiasi. Tadi, kita bsudah mempelajari bahwa negosiasi itu terjadi manakala ada dua pihak atau lebih ―baik individual maupun kelompok― mendiskusikan usulan-usulan yang spesifik guna mencapai persetujuan yang dapat diterima masing-masing pihak. Negosiasi merupakan cara yang lazim digunakan untuk mengatasi konflik dalam kegiatan bisnis. Negosiasi untuk mengatasi konflik tersebut dapat berlangsung dalam konteks internal dan eksternal. Dalam konteks internal misalnya terjadi pemogokan pekerja yang menuntut kenaikan upah dan jaminan kesejahteraan. Dalam konteks eksternal misalnya terjadi konflik antara kita dan mitra bisnis.

 Kita bisa membuat klasifikasi jenis-jenis negosiasi seperti berikut ini::

1. berorientasi pada bargaining (bargaining-orientations) yakni bentuk negosiasi yang menggunakan pendekatan yang digunakan oleh para komunikator yang kompetitif. Pendekatan ini berasumsi, hanya ada satu pihak saja yang dapat mencapai tujuannya. Karena itu, ada pihak yang menang dan ada pihak yang kalah. Negosiasi seperti ini juga dinamakan “negosiasi berorintasi kalah-menang”.
2.  “berorientasi kalah-kalah”, yang dalam prosesnya, pihak-pihak yang bernegosiasi mengabaikan kemungkinan menjadi pemenang sehingga dalam pendekatan ini pihak-pihak yang bernegosiasi menjadi pecundang. Namun sebenarnya, ketika negosiasi dimulai tak ada pihak yang ingin menjadi pecundang, tapi pada saat  negosiasi berlangsung kita berada dalam posisi yang besar kemungkinan menjadi pihak yang kalah oleh karena itu ketimbang kekalahan diderita sendiri, maka lawan negosiasi pun harus mengalah. Akibatnya kedua belah pihak mengalami kerugian.
3. negosiasi dalam bentuk kompromi, yakni pengambilan satu pilihan yang didasari oleh pertimbangan daripada berada dalam posisi “kalah-menang” atau “mengandung resiko kalah-kalah” maka jalan tengah dipilih sehingga dilakukan kompromi. Jadi dalam kompromi ini, ada kepentingan yang harus dikorbankan dan dipertahankan begitu juga oleh pihak lain.
4. berorientasi “menang-menang” yang disebut juga sebagai pendekatan kolaboratif. Asumsinya, pemecahan dapat dicapai dan memuaskan kebutuhan semua pihak yang terlibat di dalamnya. Pendekatan ini sangat berbeda dengan pendekatan-pendekatan sebelumnya,  karena kuncinya terletak pada bagaimana menemukan solusi “menang-menang” yang membuat masing-masing pihak tidak merasa dirugikan.

 

Sumber : BMP. Komunikasi Bisnis, Dr. Yosal Iriantara

 Purwanti Y