Pengertian, spesialisasi, profesi, tujuan dalam akuntansi.

Pengertian akuntansi

Akuntansi adalah suatu aktivitas jasa (mengidentifikasikan, mengukur, mengkalsifikasikan dan mengikhtisarkan) kejadian atau transaksi ekonomi yang menghasilkan informasi kuantitatif terutama yang bersifat keuangan yang digunakan dalam pengambilan keputusan (Amin. W, 1997)

Pengertian Akuntansi menurut Abubakar. A & Wibowo (2004) adalah proses identifikasi, pencatatan dan komunikasi terhadap transaksi ekonomi dari suatu entitas/perusahaan.

 American Accounting Asociation (AAA) mengartikan akuntansi sebagai suatu proses meng-identifikasi-kan, mengukur serta melaporkan informasi ekonomi yang memungkinkan adanya penilaian serta keputusan yang jelas, tegas bagi pihak yang membutuhkan dan menggunakan informasi ekonomi tersebu

Menurut wikipedia akuntansi adalah pengukuran, penjabaran, atau pemberian kepastian mengenai informasi yang akan membantu manajer, investor, otoritas pajak dan pembuat keputusan lain untuk membuat alokasi sumber daya keputusan di dalamperusahaan, organisasi, dan lembaga pemerintah. Akuntansi adalah seni dalam mengukur, berkomunikasi dan menginterpretasikan aktivitas keuangan.

Profesi akuntansi

1.     Akuntansi keuangan

Berhubungan dengan masalah pencatatan transaksi untuk suatu perusahaan/ organisasi dan penyusunan berbagai laporan keuangan berkala dari hasil pencatatan tersebut.

2.     Auditing

Adalah suatu proses pemeriksaan independen terhadap suatu laporan keuangan.

3.     Akuntansi biaya

Merupakan bidang akuntansi yang menekankan pada penentuan dan pengendakian biaya

4.     Akuntan manajemen

Menggunakan biaya histori dan biaya taksiran guna membantu manajemen dalam menjalankan kegiatan dan perencanaan.

5.     Akuntansi perpajakan

Menekankan pada penyusunan laporan keuangan berdasarkan peraturan perpajakan dan perencanaan transaksidengan mempertimbangkan efek pembayaran pajak.

6.     Sistem akuntansi

Bidang yang menyangkut masalah perancangan prosedur, metode, dan teknik untuk mencatat dan mengolah transaksi perusahaan

7.     Akuntansi anggaran

Menyajikan rencana kegiatan keuangan untuk suatu periode, melalui catatan dan ikhtisar, srta menyediakan data perbandingan antara kegiatan sesungguhnya dengan perencanaan.

8.     Akuntansi sektor publik

Mencakup wilayah yang lebih luas yakni wilayah publik.

9.     Akuntansi pemerintahan

Menekankan pada pencatatan dan pelaporan transaksi dari lembaga pemerintah atau lembaga sosial seperti rumah sakit, organisasi politik, masjid,sekolah,dsb.

10.  Akuntansi sosial

Adalah bidang terbaru dalam akuntansi . salah satu tugas bidang ini adalah mengukur pola kepadatan lalu lintas.

11.  Tatabuku dan akuntansi

Pekerjaan tata buku sebagian besar menyangkut masalah tulis menulis saja .

Akuntansi terutama bersangkutan dengan perencanaan sistem, pencataatn, penyususnan laporandata yang dicatat dan penafsiran laporan.

Tujuan Akuntansi

Akuntansi Memiliki Beberapa tujuan, akuntansi keuangan menurut Prinsip Akuntansi Indonesia (PAI) tujuannya adalah sebagai berikut:

1.             Untuk memberi informasi keuangan yang secara handal bisa dipercaya mengenai kewajiban, modal dan sumber ekonomi

2.             Untuk memberi informasi yang terpercaya tentang perubahan perubahan yang ada pada sumber sumber ekonomi sebuah perusahaan yang muncul karena adanya kegiatan usaha

3.             Untuk memberi informasi keuangan yang bisa membantu penggunanya dalam memperkirakan potensi perusahaan dalam mendapatkan laba

4.             Untuk Memberi informasi penting yang lain tentang perubahan perubahan pada sumber ekonomi dan kewajiban

5.             Untuk menyampaikan sedalam mungkin informasi lain yang masih berkaitan dengan laporan keuangan yang masih relevan untuk digunakan oleh pengguna laporan keuangan.

Purwanti  y

INISIASI 6 Menyelenggarakan Rapat Bisnis

     Pada dasarnya, rapat merupakan kegiatan komunikasi. Rapat merupakan salah satu bentuk komunikasi kelompok. Mempelajari rapat dalam konteks komunikasi kelompok dalam komunikasi bisnis, sebagai salah satu bentuk komunikasi, tentu saja, rapat dilakukan dengan tujuan dan melahirkan efek tertentu khususnya yang berkenaan dengan kinerja organisasi bisnis dan arus informasi yang berjalan pada satu organisasi bisnis.

berikut menunjukkan bagaimana hubungan antara rapat dan kepuasan kerja. Gambar tersebut menunjukkan bahwa bila kepuasaan kerja rendah namun jumlah rapat tinggi, maka yang akan dihasilkan adalah kualitas kerja yang rendah. Namun bila kepuasan kerja tinggi dan rapat jumlahnya tinggi juga maka kualitas kerja yang dihasilkan pun akan tinggi. Hal tersebut menunjukkan betapa pentingnya peran rapat bagi satu organisasi bisnis.

Gambar : Frekuensi Rapat dan Kepuasan Kerja

Sumber: AMI Consortium

     Setelah kita mengetahui makna dan arti penting rapat bagi kegiatan bisnis, maka pertanyaan yang segera muncul adalah, istilah rapat memang sudah sering kita dengar tapi apakah sebenarnya arti atau pengertian rapat? Kita bisa mengikuti penjelasan yang disampaikan Curtin, Floyd, dan  Winsor (2000:186) yang menyatakan bahwa rapat merupakan sumber berbagai gagasan dan keputusan yang bermanfaat. Bila mengacu pada apa yang diuraikan ini maka rapat pada dasarnya merupakan pertemuan berbagai orang untuk menemukan gagasan atau mengambil keputusan. 

       Tapi rupanya, arti rapat lebih dari sekedar itu. Dengan mengutip Davis, Curtin, Floyd, dan  Winsor (2000:186) menyatakan bahwa rapat sangat efektif untuk memperoleh partisipasi dan sambutan yang aktif. Rapat juga dapat menjadi sebuah sarana untuk memperoleh informasi di atas meja dan menghasilkan umpan-balik yang berguna. Rapat memungkinkan orang-orang memberikan kontribusi secara pribadi dan membantu menghasilkan perasaan persahabatan yang mungkin tak ternilai harganya dalam pelaksanaan proyek atau produk baru.

      Lebih jauh lagi, Curtin, Floyd, dan  Winsor (2000:186) menyebutkan adanya tiga faktor yang membuat rapat menjadi sangat penting dalam dunia bisnis kontemporer, yaitu:

a.       kebutuhan beradaptasi untuk mempercepat perubahan dalam lingkungan bisnis

b.      kebutuhan koordinasi yang lebih besar dari unit-unit bisnis dan pemerintah yang semakin saling bergantung

c.       pergerakan ke arah manajemen partisipatif, khususnya dalam pergerakan lingkaran kualitas yang lias.

      Sedangkan jenis dan tujuan rapat, digambarkan Curtin, Floyd, dan  Winsor (2000:190) melalui tabel seperti berikut ini:

Jenis dan Tujuan Rapat

Maksud	Tujuan	Rencana
Pelatihan & Pendidikan	Penjelasan peran; perubahan perilaku; pengembangan keahlian; kohesil umpan-balik; teknik baru; pengembangan tim; dukungan	Presentasi; peragaam aplikasi
Penyebaran Informasi	Distribusi data; peningkatan kesadaranb; penerangan; pengendalian gosip	Presentasi; menjawab pertanyaan
Pengumpulan Informasi	Mendapatkan fakta, opini & gagasan, perspektif dan perasaan	Isu hangat; menanyakan, mendapatkan reaksi
Pemecahan Masalah	Mengenali dan menguraikan masalah; menganalisis masalah; menyarankan pemecahan; penilaian; seleksi dan penerapan pemcahan masalah	Bentuk berpikir arif
Pengambilan Keputusan	Membuat keputusan; menyusun rencana; memperoleh rekomendasi; mengambil tindakan	Menjelaskan alternatif; keuntungan proyek

Sumber : Curtin, Floyd, dan  Winsor (2000:190)

      Dengan demikian, kita bisa  melihat berbagai maksud penyelenggaraan rapat. Dalam tabel di atas, antara maksud dan tujuan dibedakan. Maksud lebih berkenaan dengan “niatan” penyelenggaraan rapat, atau bisa dikatakan dengan pertanyaan “mengapa rapat dilakukan?”. Sedangkan tujuan lebih berkaitan dengan hasil atau keluaran dari satu rapat atau bisa dinyatakan dengan pertanyaan, “apa yang ingin dicapai?”. Antara maksud dan tujuan ini jelas saling terkait sehingga antara maksud dan tujuan merupakan satu kesatuan.

       Sekarang, kita membahas secara lebih rinci langkah-langkah penyelenggaraan rapat seperti berikut ini:

1. Perencanaan dan logistik rapat, yang pada tahap ini, kita melakukan hal-hal seperti berikut:

-       Bertanya pada kita sendiri: apakah rapat ini memang kita perlukan dan apa yang harus ada dan kita lakukan untuk mencapai maksud dan tujuan rapat?

-       Menentukan siapa yang seharusnya hadir dalam rapat tersebut

-       Memastikan orang yang harus hadir dalam rapat bisa datang dan berpartisipasi dalam rapat

-       Menyusun agenda dan menangani pendokumentasiannya.

-       Mempersiapkan bahan dan perlengkapan yang diperlukan dalam penyelenggaraan rapat, seperti materi presentasi, ruang untuk rapat,  perlengkapan presentasi dan ―biasanya― konsumsi rapat.

2. Mengkaji-ulang dan perencanaan rapat, yang pada dasarnya merupakan penjabaran dari maksud dan tujuan rapat. Pada tahap ini, kita memiliki 3 jenjang perencanaan, yaitu:

-       Perencanaan strategis yang lebih menekankan pada apa yang akan kita peroleh dari satu rapat dan skenario seperti apa yang hendak kita jalankan dalam penyelenggaraan rapat tersebut.

-       Perencanaan operasional yang merupakan penjabaran dari rencana strategis. Di sini kita membahas secara lebih detil misalnya skenario besar yang dibuat pada perencanaan strategis kemudian diturunkan pada perencanaan yang lebih operasional.

-       Perencanaan fungsional yang berarti kita melakukan pembagian sumberdaya manusia yang ada untuk menjalankan fungsi-fungsi dalam penyelenggaraan rapat seperti siapa yang bertanggung jawab atas materi rapat, penyebaran undangan dan orang yang mencatat keselutuhan proses dan hasil rapat.

-       Setelah semua rencana tersebut disusun dengan baik, kita perlu melakukan peninjauan-ulang untuk memastikan bahwa rencana kita memang bisa dijalankan dengan baik.

3. Penetapan model rapat, yang pada dasarnya sudah kita susun pada pembuatan skenario rapat pada tahap perencanaan operasional. Tentu saja di sini yang kita perlukan adalah penyelenggaraan rapat yang produktif, sehingga pada penetapan model rapat ini kita memperhatikan:

-       Model rapat apa pun pada dasarnya tidak terlalu banyak memperhatikan berapa banyak orang yang hadir dalam rapat, namun lebih pada apa yang akan dihasilkan oleh rapat. Oleh sebab itu, kita jangan terlalu memperhatikan jumlah peserta rapat dalam menetapkan model rapat yang kita selenggarakan.

-       Seringkali kita lebih asyik membahas berapa lama waktu untuk rapat. Padahal dalam perencanaan dan penyelenggaraan rapat, yang hendaknya lebih kita perhatikan bukanlah berapa lama kita rapat melainkan sebenarap baik kita memanfaatkan waktu rapat.

-       Form atau bentuk rapat seperti apa yang hendak kita selenggarakan, apakah rapat formal yang biasanya menghasilkan keputusan yang mengikat atau rapat informal yang biasanya dilakukan untuk mencairkan suasana atau sekedar membuka katup-katup komunikasi yang mampet.

-       Prosedur rapat seperti apa yang hendak kita pilih, misalnya untuk pengambilan keputusan apakah dilakukan secara musyawarah atau pemungutan suara. Bila dilakukan pemungutan suara, bagaimana mekanisme pelaksanaannya. Bila dilakukan musyawarah siapa yang akan memimpin dan bagaimana proses berjalannya musyawarah itu.

-       Keluaran rapat seperti apa yang kita inginkan akan mempengaruhi modal penyelenggaraan rapat. Untuk rapat formal pengambilan keputusan tentu akan berbeda modelnya dengan rapat informal untuk memecahkan kebuntuan di kalangan anggota satu tim.

-       Langkah tindak lanjut,yang penting kita perhatikan karena sering terjadi rapat terselenggara dengan keputusan yang hanya menjadi catatan. Tidak ada langkah lebih lanjut yang justru sangat penting.

4. Pengumpulan fakta dan informasi, yang juga bisa kita lakukan dalam penyelenggaraan rapat sesuai dengan maksud dan tujuan rapat. Ada beberapa cara yang dapat kita lakukan untuk mengumpulkan fakta dan informasi tersebut, yaitu:

-       Pemutakhiran data yang tersedia secara berkala yang selanjutnya dapat dijadikan bahan rapat atau menyelenggarakan rapat untuk memperoleh data paling mutakhir tentang sesuatu seperti data pemasaran.

-       Kelompok diskusi terfokus

-       Urun-rembug

-       Dialog

-       Konsultasi

-       Analisis kesenjangan dan kebutuhan

-       Analisis isu

5. Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan, yang dilakukan dengan menetapkan langkah-langkah sebagai berikut:

-       Temu-kenal masalah dan merumuskan masalah

-       Pendekatan poemecahan masalah: berpikir linear-rasional atau lateral-kreatif yang akan kita pakai

-       Gaya untuk pengambilan keputusan. musyawarah atau pemungutan suara 

      Hal lain yang perlu kita perhatikan manakala menyelenggarakan rapat bisnis adalah apa yang dinamakan sebagai sense of meeting. Apa yang dimaksud dengan sense of meeting? Pada dasarnya, yang dimaksud dengan istilah ini adalah kondisi di mana peserta rapat merasakan pentingnya pertemuan yang diselenggarakan untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan setelah rapat selesai diselenggarakan. Oleh sebab itu, dengan sense of meeting ini, semua peserta rapat akan berupaya terlibat dalam pertemuan itu, berdialog, berdiskusi dan bertukar informasi untuk mencapai tujuan penyelenggaraan rapat.

      Bila dalam satu rapat, ada orang yang secara fisik hadir di ruang pertemuan namun pikirannya melayang ke mana-mana bahkan tidak juga berbicara sesungguhnya lebih banyak diam sambil terkantuk-kantuk, maka orang tersebut sebenarnya tak memiliki sense of meeting. Orang tersebut tidak merasakan pentingnya dan betapa bernilainya rapat bagi satu organisasi. Orang tersebut lebih memandang rapat sebagai pertemuan rutin yang tak bermakna apa-apa. 

       Padahal, rapat lebih dari sekedar pertemuan biasa. Rapat lebih merupakan kegiatan yang menjadi sarana untuk pertukaran data dan informasi, tempat mendialogkan gagasan dan konsep, dan tempat bagi pertukaran pikiran melalui diskusi yang produktif. Organisasi mana pun tentu akan membutuhkan gagasan baru yang segar dan kreatif serta pertukaran informasi yang penting. Bahkan lebih dari itu, rapat pun, sebagai kegiatan komunikasi, tentu menjalankan fungsi pendidikan juga. Melalui rapat, orang saling belajar tentang cara menyelesaikan masalah atau kultur yang berkembang pada satu organisasi. 

        Mengingat rapat merupakan sarana pendidikan dalam satu organisasi, maka rapat pun menjadi sarana penting dalam upaya melakukan perubahan organisasi. Kita tentu mengenal istilah learning organisation. Istilah ini menunjuk pada keadaan satu organisasi yang melakukan perubahan tidak hanya dengan mengubah dan memperbaharui atau menyesuaikan kebijakan, sistem dan sumberdaya manusia yang dijalankan satu organisasi. Melainkan, secara keseluruhan organisasi tersebut belajar. Semua orang yang ada dalam organisasi tersebut belajar sehingga mendorong terjadinya perubahan organisasi sebagai respon terhadap perubahan yang terjadi pada lingkungan internal dan lingkungan eksternal satu organisasi.

      Oleh karena itu, rapat menjadi salah satu sarana komunikasi yang penting untuk mengembangkan learning organisation itu. Bisa dikatakan, rapat merupakan salah satu bentuk implementasi konsep learning organisation itu, bila saja rapat tersebut diikuti oleh mereka yang memiliki sense of meeting dan menyadari bahwa rapat merupakan sarana untuk saling membelajarkan satu sama lain. Kita sudah membahas makna rapat yang bermaksud sebagai kegiatan pendidikan itu pada tabel tentang jenis dan tujuan rapat tadi.

INISIASI 5 Presentasi Bisnis

Dalam perencanaan presentasi ini, hal-hal yang harus kita persiapkan adalah sebagai berikut:

1.      Pengembangan gagasan utama.

Langkah pertama adalah merumuskan gagasan utama. Gagasan utama ini menghubungkan pokok bahasan dan tujuan dengan kerangka pengalaman khalayak, seperti yang sering kita lihat dalam iklan-iklan yang menunjukkan manfaat sebuah produk untuk konsumen, misalnya Dancow menyehatkan Anda. Sekarang cobalah merumuskan gagasan utama tersebut dalam sebuah kalimat yang merangkumkan argumen untuk meyakinkan khalayak. Anda bisa melihat contoh berikut ini :

Peningkatan permintaan pada kendaraan troda empat dengan cc kecil yang lebih hemat bahan bakar akibat terjadinya peningkatan harga BBM. 

2.      Membuat kerangka.

Dengan  gagasan utama yang sudah dipersiapkan dengan baik, Anda bisa mulai menyusun kerangka. Struktur kerangka ini hendaknya memperhitungkan pokok bahasan, tujuan, khalayak, dan waktu tersedia untuk presentasi. Untuk contoh kerangka presentasi lihat di bawah ini :     

                   

                        KOMPETITOR BARU MERAMAIKAN

                        BISNIS FAST-FOOD

                       

                        Tujuan:  Menyadarkan para pemiliki usaha waralaba atas peningkatan ancaman persaingan dari toko-toko swalayan terkemuka.

                              I.    Pembukaan: perebutan pangsa pasar di antara pemilik usaha waralaba semakin sengit dengan masuknya toko-toko swalayan terkemuka dalam bisnis ini.

                        II.   Toko-toko swalayan terkemuka semakin menunjukkan ancamannya.

§  Toko-toko swalayan terkemuka tahun ini berhasil memperoleh Rp. 78          milyar dari penjualan makanan cepat-saji dan tingkat pertumbuhan       penjualannya mencapai 15%/tahun.

§  Dua toko swalayan kelas C yang mengembangkan bisnis makanan cepat-saji ini adalah TS Dept. Store dan Saeroh Dept. Store. TS Dept. Store   mengembangkanmakanan cepat-saji dari milkshake sampai hotdogs      dan hamburger. Sedangkan Saeroh Dept. Store berhasil melakukan       eksperimen untuk pengembangan restoran fast-food yang self-service.

§  Sementara banyak toko swalayan lain yang kini sedang menyiapkan            rencana membuka restoran fast-food dan uji-coba untuk keperluan ini sedang berlangsung.

                        III. Toko-toko swalayan terkemuka sedang membangun food-court dengan menu yang menarik konsumen.

                        IV. Toko-toko swalayan tersebut sangat dibantu oleh promosi periklanan.

                        V.   Kesimpulan: Ambisi toko-toko swalayan terkemuka itu memaksa kita    untuk menambah investasi agar bisnis waralaba makanan cepat-saji      ini        tetap dapat menghasilkan uang.

Dalam membuat perencanaan presentasi ini, kita juga harus memasukkan pertimbangan waktu pada saat kita membuat kerangka presentasi ini. Karena, presentasi yang terlalu lama juga tidak efektif. Khalayak akan bosan, apalagi bila kita sudah mengulang-ulang informasi yang sama yang sudah dimengerti dan diketahui oleh khalayak. Lama presentasi tersebut jelas ditentukan oleh panjangnya presentasi. Untuk memperkirakan berapa lama presentasi kita berlangsung bisa dihitung dengan jumlah kata-kata yang diucapkan dalam satu menit. Rata-rata kita mengucapkan kata-kata 125 kata/menit. 

Selain itu, dalam perencanaan presentasi kita juga memperhitungkan gaya presentasi kita.  Gaya presentasi ini umumnya dibagi menjadi 3 yakni gaya presentasi untuk kelompok kecil, gaya resmi untuk kelompok besar dan gaya presentasi untuk peristiwa penting. 

Dalam melakukan presentasi ini, untuk lebih meningkatkan efektivitas komunikasi kita sudah lazim dipergunakan alat bantu audio-visual. Pentingnya menggunakan alat-bantu audio-visual ini adalah untuk membantu baik pembicara maupun khalayak mengarahkan perhatian kepada hal-hal yang penting. Gagasan utama kita jadi lebih mudah diingat dan dimengerti oleh khalayak.

Pertama-tama kita melihat dua jenis alat bantu visual ini. Pertama visualisasi teks yang dibentuk dengan menggunakan kata-kata yang akan membantu khalayak mengikuti arus gagasan. Dengan visualisasi teks ini, kita menyajikan rangkuman pesan sehingga khalayak dapat melihat pikiran-pikiran yang disampaikan. Kedua visualisasi grafis yang memberikan penekanan terhadap fakta-fakta penting. Visualisasi ini membantu khalayak memahami data numerik dan jenis informasi lain yang sukar difahami kalau dinyatakan secara lisan. 

Namun kita harus waspada, penggunaan alat bantu visual tersebut dapat menjadi kontraproduktif. Karena itu, agar alat bantu tersebut membantu efektivitas komunikasi kita, perhatikanlah hal-hal di bawah ini:

§    Pastikan semua khalayak dapat melihat dengan baik

§    Berikan kesempatan kepada khlayak untuk membaca visualisasi itu sebelum Anda memberikan uraian.

§    Batasi setiap alat bantu visual itu hanya untuk satu gagasan.

§    Jangan menyampaikan sesuatu yang bertentangan antara penjelasan lisan dengan visualisasi.

§    Jangan membaca teks yang divisualisasikan kata demi kata.

§    Ketika selesai membahas butir yang divisualisasikan, segeralah hentikan alat visualisasi tersebut.

Sekarang kita akan membahas medium yang tepat untuk membantu presentasi kita, ada banyak medium yang kita pilih dari alternatif berikut ini:

§  Handout. Ketika melakukan presentasi Anda mungkin membagikan lembaran kertas yang berisikan agenda, kerangka program, abstrak laporan, atau bahan pendukung seperti tabel dan grafik. Handout ini akan membantu khalayak memperhatikan pokok gagasan Anda. Namun dapat juga mengganggu karena khalayak lebih tertarik pada handout daripada uraian Anda.

§  Papan tulis. Untuk presentasi pada kelompok kecil, Anda mungkin memilih papan tulis guna menggambarkan gagasan Anda, karena medium ini langsung kita gunakan, maka sifatnya amat fleksibel. Namun untuk situasi tertentu penggunaan papan tulis ini terkesan sangat informal.

§  Overhead projektor (OHP). Alat bantu yang paling umum dipergunakan dalam presentasi bisnis adalah OHP ini. Karena alat ini dapat memproyeksikan transparansi pada layar di tengah sinar yang benderang. Transparansi ini dengan mudah dapat kita buat secara manual, fotokopi, atau menggunakan komputer. Kini, sudah terbiasa digunakan LCD projector dan mulai menggantikan OHP dalam banyak kegiatan presentasi bisnis.

§  Slide. Isi slide dapat berupa teks grafis atau gambar atau juga bila Anda sudah mahir dapat menggabungkan ketiganya. sayangnya slide hanya bisa diproyeksikanm di ruang yang relatif gelap.

§  Alat bantu lain. Dalam presentasi teknis maupun ilmiah, sampel produk atau model dapat dipergunakan sebagai alat bantu, sehingga khalayak bisa mrngalaminya secara langsung. Selain itu kita juga dapat menggunakan videotape atau audiotape dan film. Videotape dan film cukup efektif untuk menarik perhatian khalayak karena disajikan secara lebih hidup dan berwarna.

Secara umum penggunaan alat bantu audio-visual dapat memperlihatkan bagaimana sesuatu terlihat, bekerja atau berhubungan satu sama lain. Namun hendaknya kita ingat bahwa alat bantu audio-visual tersebut bukan merupakan pengganti kata-kata lisan, melainkan alat bantu untuk menarik dan membangun minat, serta untuk menunjukkan informasi yang penting. Oleh karena itu, kita harus pandai memilih medium mana yang paling tepat dalam melakukan presentasi.

Dalam hal penggunaan media atau medium presentasi ini, kita teringat pada kenyataan bahwa dalam presentasi adakalanya yang lebih dipentingkan adalah cara atau bagaimana mempresentasikannya, bukan apa atau materi presentasinya. Tentu saja pernyataan tersebut bukan mengecilkan materi presentasi dan lebih menekankan pada cara presentasinya. Namun pernyataan tersebut lebih dimaksudkan bahwa bagaimana kita mempresentasikan pun harus diperhatikan, bukan hanya memperhatikan apa yang dipresentasikan saja.  

Bila presentasi kita menggunakan alat bantu seperti OHP atau LCD projector, maka sangat penting untuk mempersiapkan materi yang akan ditayangkan. Materi yang akan ditayangkan tersebut adalah kalimat-kalimat inti yang ditulis dengan singkat. Kita tak perlu memuat seluruh kalimat dalam lembar transparansi bila menggunakan OHP atau slide PowerPoint bila menggunakan LCD projector karena akan menyulitkan khalayak membacanya, melainkan hanya kata-kata kunci yang penting saja.

Kita lihat gambar berikut:

Gambar : Slide untuk Presentasi dengan menggunakan PowerPoint LCD Projector

Sumber: Presentasi “Filosofi Pendidikan Politeknik” oleh Dr.Ir. Bambang Boediono, ME

Kita bisa melihat pada Gambar  itu, hanya butir-butir pokok saja yang ditayangkan. Ada 7 kelompok kalimat yang dituliskan dalam slide untuk bagian pembahasan mengenai masyarakat pengguna program diploma politeknik. Ringkasnya kalimat yang ditampilkan membantu khalayak untuk memahami butir-butir pokok atau pikiran-pikiran utama yang dipresentasikan.

       Selanjutnya, setelah persiapan selesai tentu kita harus menetapkan bagaimana presentasi akan kita lakukan. Ini berkenaan dengan bagaimana cara presentasi tersebut akan dilangsungkan yang berarti kitab harus juga mempelajari metode presentasi seperti berikut ini.

Metode Presentasi

Kini tibalah kita pada pembahasan mengenai teknik penyampaian presentasi. Dalam teknik penyampaian ini kita bisa memilih salah satu dari empat metode penyampaian berikut ini :

-          Memori. Janganlah Anda menghapalkan semua pesan yang akan dipresentasikan, karena akan sulit untuk mengingat semuanya. Cukup mengingat garis besarnya saja.

-          Membaca. Bila kita mempresentasikan pesan yang bersifat teknis dan kompleks, tak usah ragu untuk membaca dari teks yang sudah kita persiapkan, ketika kita harus membaca jangan sampai kita kehilangan kontak mata dengan khalayak. Untuk itu kita dapat berhenti sesaat untuk melihat khalayak, mengangkat tangan, atau mengeraskan dan melembutkan suara.

-          Berbicara dengan memegang catatan. Anda membuat catatan hal-  hal yang penting, kemudian Anda berbicara melalui catatan tersebut. Ketika pendengar kelihatan bingung, Anda dapat lebih menjelaskan butir tersebut atau beralih ke pokok bahasan lain.

-          Berbicara impromtu. kalau Anda diminta untuk berbicara secara mendadak, itulah impromtu. Dalam situasi seperti ini, pikirkanlah beberapa saat apa yang hendak Anda katakan, tapi ingat jangan tergoda untuk melantur.

Menjawab Pertanyaan

Dalam presentasi tentu saja ada biasanya selalu disediakan sesi tanya-jawab. Apalag bila kita mengingingkan presentasi itu bukan merupakan komunikasi satu arah melainkan  presentasi yang dibangun dengan semangat dialog dan intearktif. Berikut ini beberapa cara menjawab pertanyaan yang diajukan khalayak presentasi kita:

a.       Jawab pertanyaan dengan singkat dan sikap manis. Ketika menjawab pertanyaan fokuskan perhatian kita pada orang yang mengajukan pertanyaan dengan memperhatikan bahasa tubuh dan ekspresi wajah agar kita dapat memastikan apa yang dimaksudkannya. Kemudian dengarkan dengan penuh seksama. Saat menjawab, ulangi pokok pertanyaan itu untuk memastikan kita memahami maksudnya dan membantu khalayak lain memahami pertanyaan yang diajukan. 

b.      Jangan biarkan khalayak memonopoli perhatian kita. Mungkin ada satu dua khalayak yang memonopoli sesi tanya jawab. Cobalah Anda memberi kesempatan kepada orang lain yang duduk di bagian lain ruang presentasi.

c.       Menjawab tanpa emosional pertanyaan keras. Kebanyakan orang mengajukan pertanyaan hanya untuk sekedar meminta penjelasan atau informasi tambahan. Biasanya kita akan menjawab pertanyaan seperti ini dengan ramah, namun ada juga khalayak yang bertanya dengan keras. Ketika ini terjadi tetaplah tenang. tataplah mata penanya dan jawablah pertanyaan sebaik mungkin tanpa memperlihatkan perasaan kita.

      Sedangkan Anjali (2007: 247-249) memberikan saran yang lebih teknis dan operasional dalam menjawab pertanyaan dari khalayak. Menurut Anjali, dalam menjawab pertanyaan khalayak itu, strategi yang dikembangkan adalah:

a.       terima pertanyaan dari seluruh khalayak

b.      simak pertanyaan khalayak drengan seksama

c.       batasi jumlah pertanyaan khalayak

d.      berikan jawaban yang berkualitas

e.       fokuskan jawaban sesuai topik utama

      Selanjutnya, kita pun penting memperhatikan kredibilitas kita sebagai penyaji dalam sebuah kegiatan presentasi. Karena dalam presentasi, kredibilitas kita sebagai penyaji sangat penting. Itulah sebabnya mengapa kita harus berupaya memaksimalkan kredibilitas tersebut. Kredibilitas kita bisa ditingkatkan dengan cara seperti berikut :

a.       Menunjukkan kompetensi. Pendengar akan terpengaruh oleh orang yang dipercaya memiliki kualifikasi dalam bidang tertentu. Karena itu     kita harus (a) memiliki pengetahuan mengenai pokok bahasan, (b) memperkenalkan kredensial seperti gelar akademik dan pengalaman profesional, dan (c) memperlihatkan kemampuan.

b.      Raih kepercayaan khalayak. Untuk ini Anda harus bersikap  jujur dan tidak memihak.

c.       Menekankan kesamaan dengan khalayak.

d.      Meningkatkan imbauan Anda pada khalayak, dengan memperhatikan penampilan.

e.       Memperlihatkan ketulusan.

Hal lain yang penting kita perhatikan adalah saat kita menyampaikan presentasi kita. Ini merupakan hal-hal teknis, yang kelihatannya sepele namun sangat menentukan keberhasilan presentasi kita. Hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat kita menyampaikan presentasi adalah:

a.             jaga kontak mata dengan khalayak,

b.            berbicara dengan jelas dan tegas,

c.             jangan berbicara terlampau cepat,

d.            pastikan suara Anda dapat didengar semua orang,

e.             berbicara dengan gaya asli Anda sendiri,

f.             berdiri tegak,

g.            gunakan gerak-gerik yang alami,

h.            jawab pertanyaan dengan penuh kesabaran, dan

i.              jaga perasaan Anda ketika menghadapi kritik.

Saran presentatsi, khususnya dalam posisi kita sebagai penyaji, seperti yang dikemukakan Anjali (2007:51) berikut ini:

1. pendengar kita adalah orang yang beragam sifatnya, jumlahnya, atau kualitasnya
2. kebutuhan pendengar haris lebih diutamakan daripada kebutuhan kita sebagai penyaji
3. seorang penyaji bertugas melayani dengan cara memberikan cara, gaya, dan isi presentasi yang dibutuhkan oleh pendengar
4. terkadang penyaji harus mengikuti kecenderungan pendengar dalam hal pembicaraan dan seni berbicara.